Integração com Google Agenda nas Atividades do CRM

Com essa funcionalidade, você pode visualizar e gerenciar reuniões, tarefas e demais atividades diretamente no CRM ou no Google Agenda, com mais organização, previsibilidade e controle da rotina.

O que você pode fazer com a integração

• Sincronizar eventos entre o SolarZ CRM e o Google Agenda

• Visualizar compromissos do Google dentro do CRM

• Exibir atividades do CRM no Google Agenda

• Definir quais atividades serão sincronizadas

• Controlar a visibilidade dos eventos

• Compartilhar compromissos com outros usuários do CRM

• Incluir informações de contatos e negócios nos eventos sincronizados

Como acessar a sincronização de calendário

Acesse: Configurações gerais → Integrações → Agenda

Nessa tela você encontrará todas as opções para conectar sua conta Google e configurar a sincronização do calendário.

Como configurar a integração

1. Conectando sua conta Google

Na seção Conta sincronizada, conecte a conta Google que será utilizada na integração.

Após a autenticação, o sistema exibirá:

• E-mail conectado

• Status da sincronização

• Opção para desconectar a conta, se necessário

Cada usuário realiza a sincronização utilizando sua própria conta Google.

2. Selecionando o calendário

Na seção Calendário, escolha qual calendário da sua conta Google será sincronizado com o SolarZ CRM.

Se a conta possuir múltiplos calendários, todos eles estarão disponíveis para seleção.

Exemplos de calendários:

• Reuniões Fixas

• Reuniões dos Produtos

Apenas os eventos futuros serão sincronizados. Eventos passados não são importados.

3. Definindo o tipo de sincronização

O SolarZ CRM oferece dois modos de sincronização.

Bidirecional

Neste modelo, as informações circulam entre os dois sistemas.

O que acontece:

• Atividades do SolarZ CRM aparecem no Google Agenda

• Eventos criados no Google Agenda aparecem no calendário do SolarZ CRM

• Alterações realizadas em qualquer uma das plataformas são refletidas na outra

• Os eventos importados para o CRM podem ser visualizados por outros usuários, de acordo com as permissões configuradas

Unidirecional

Neste modelo, a sincronização acontece apenas do CRM para o Google Agenda.

O que acontece:

• Atividades do SolarZ CRM aparecem no Google Agenda

• Eventos criados diretamente no Google Agenda não são exibidos no CRM

• Apenas alterações realizadas nas atividades do CRM são sincronizadas

Configurações do Google

Visibilidade dos eventos do Google no CRM

Defina como os eventos vindos do Google Agenda serão exibidos dentro do SolarZ CRM.

Opções disponíveis:

• Visível para todos
  Outros usuários poderão visualizar os eventos sincronizados.

• Somente para mim
  Apenas o proprietário da agenda poderá visualizar os eventos.

Eventos privados

Você também pode configurar como os eventos marcados como privados no Google Agenda serão tratados dentro do CRM.

Opções disponíveis:

• Visível para todos
  Os eventos privados serão exibidos para outros usuários conforme as permissões do CRM.

• Somente para mim
  Apenas você poderá visualizar os eventos privados.

Convertendo eventos do calendário externo

Ao importar eventos do Google Agenda para o CRM, é necessário definir como eles serão classificados no SolarZ CRM.

Você pode escolher qual tipo de atividade será utilizada para representar os eventos importados.

Exemplo:

• Reunião

Nesse cenário, todos os eventos vindos do Google Agenda serão criados como atividades do tipo Reunião dentro do CRM.

Definindo quais atividades serão enviadas para o Google Agenda

Você também pode escolher quais tipos de atividades do SolarZ CRM serão sincronizadas com o Google Agenda.

Exemplo:

• Reunião

• Tarefa

Com essa configuração, somente atividades desses tipos serão exibidas na agenda Google.

Essa configuração é especialmente útil para evitar que atividades internas ou operacionais apareçam em seu calendário.

Configurações avançadas

Na seção Configurações avançadas, você define quais informações adicionais serão enviadas para os eventos sincronizados.

Sincronizar informações de contatos e negócios

• Não incluir informações de contatos e negócios na descrição
  O evento será sincronizado sem informações complementares.

• Incluir informações de contatos e negócios na descrição
  O sistema adicionará automaticamente informações relacionadas ao contato e ao negócio vinculados à atividade.

Isso facilita a consulta rápida das informações diretamente pelo Google Agenda, sem precisar voltar ao CRM para buscar contexto.

Salvando as configurações

Após realizar todas as configurações desejadas, clique em Salvar.

Se quiser retornar às configurações padrão antes de salvar, utilize o botão Resetar.

Como utilizar a integração no dia a dia

No SolarZ CRM

Você continuará gerenciando suas atividades normalmente através do calendário e da aba de atividades do CRM.

Dependendo das configurações escolhidas, os eventos do Google Agenda também aparecerão no calendário do CRM.

No Google Agenda

As atividades sincronizadas serão exibidas automaticamente em sua agenda Google.

Isso permite visualizar seus compromissos em um único lugar, reduzindo a necessidade de alternar constantemente entre sistemas.

Convidando participantes externos nas reuniões com Google Meet

Ao criar uma atividade do tipo Reunião com geração de link do Google Meet, você não está mais limitado a convidar apenas contatos já cadastrados no SolarZ CRM. É possível adicionar qualquer e-mail como convidado, mesmo que ele ainda não esteja na sua base.

Isso facilita o dia a dia de quem precisa incluir clientes, fornecedores ou outros participantes externos em uma reunião rapidamente, sem depender de um cadastro prévio no CRM.

Como adicionar um convidado externo

1. Crie uma nova atividade e selecione o tipo Reunião.

2. Marque a opção Gerar link do Meet.

3. No campo Convidados, digite o e-mail da pessoa que deseja adicionar.

4. Caso o e-mail já esteja cadastrado no SolarZ CRM, ele aparecerá na lista de sugestões, basta selecioná-lo.

5. Se o e-mail não estiver cadastrado, o sistema exibirá a opção Adicionar "e-mail digitado". Clique nela para incluir esse convidado.

6. O convidado adicionado passará a receber o convite da reunião normalmente, junto com o link do Google Meet.

Assim, você mantém a flexibilidade de reunir contatos do CRM e participantes externos em um único evento, sem burocracia.

Benefícios da integração

A integração com o Google Agenda foi desenvolvida para facilitar a organização da rotina comercial e operacional.

• Centralizar compromissos em um único calendário

• Evitar conflitos de agenda

• Aumentar a visibilidade das atividades da equipe

• Reduzir esquecimentos e retrabalho

• Manter CRM e Google Agenda sempre atualizados

Com isso, a equipe ganha mais produtividade, contexto e controle sobre reuniões, tarefas e compromissos ao longo do dia.

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